Daftar Isi

 

Tanda Tangan di Word Tidak Terverifikasi? Ini Penyebab dan Solusi Alternatifnya

Tanda tangan elektronik kini menjadi bagian penting dalam pengelolaan dokumen digital. Melalui Microsoft Word, pengguna dapat menambahkan tanda tangan tanpa perlu mencetak dokumen, membubuhkan tanda tangan secara manual, kemudian memindainya kembali. Cara ini praktis, terutama untuk surat pernyataan, formulir administrasi, hingga dokumen pekerjaan.

Namun, ada satu hal yang perlu diperhatikan. Tanda tangan yang terlihat jelas di dalam dokumen Word belum tentu dapat diverifikasi secara digital. Gambar tanda tangan yang ditempelkan ke dokumen tidak otomatis membuktikan identitas orang yang menandatanganinya ataupun menjamin dokumen tersebut tidak mengalami perubahan.

Masalah ini bisa menjadi perhatian serius ketika dokumen digunakan untuk kepentingan perusahaan, perjanjian bisnis, atau administrasi yang membutuhkan pemeriksaan keaslian. Lantas, mengapa tanda tangan di Word tidak terverifikasi dan bagaimana cara mengatasinya?

Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan, mulai dari memeriksa jenis tanda tangan hingga menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).

1. Mengapa Tanda Tangan di Word Tidak Terverifikasi?

Sebelum mencari solusi, pengguna perlu memahami bahwa tidak semua tanda tangan elektronik bekerja dengan mekanisme yang sama. Microsoft Word memungkinkan pengguna menyisipkan gambar tanda tangan, tetapi juga menyediakan fitur tanda tangan digital berbasis sertifikat.

Perbedaan metode tersebut menentukan kemampuan dokumen untuk menjalani proses verifikasi.

Berikut beberapa penyebab tanda tangan di Word tidak terverifikasi.

Tanda tangan hanya berupa gambar

Cara paling sederhana untuk menambahkan tanda tangan ke dokumen Word adalah dengan memotret tanda tangan di atas kertas, memindainya, lalu menyisipkan gambar tersebut ke dalam dokumen.

Metode ini memang praktis. Namun, gambar tanda tangan hanya menampilkan representasi visual dari tanda tangan seseorang. Gambar tersebut tidak memiliki mekanisme kriptografis yang dapat membuktikan siapa yang menyisipkannya atau apakah isi dokumen tetap utuh.

Bahkan, gambar yang sama dapat disalin dan ditempelkan ke dokumen lain tanpa sepengetahuan pemilik tanda tangan.

Dokumen mengalami perubahan setelah ditandatangani

Tanda tangan digital berbasis sertifikat dapat digunakan untuk memeriksa integritas dokumen. Apabila dokumen mengalami perubahan setelah penandatanganan, aplikasi yang melakukan validasi mungkin menampilkan peringatan bahwa tanda tangan tidak valid atau bahwa dokumen telah berubah.

Namun, tidak semua perubahan memiliki konsekuensi yang sama. Beberapa format tanda tangan digital memungkinkan perubahan tertentu, seperti penambahan tanda tangan berikutnya, sesuai mekanisme yang digunakan.

Karena itu, pengguna perlu membaca informasi validasi secara menyeluruh sebelum menyimpulkan bahwa dokumen telah dimanipulasi.

Sertifikat elektronik bermasalah

Sertifikat elektronik digunakan dalam proses tanda tangan digital untuk menghubungkan identitas penanda tangan dengan kunci kriptografi yang digunakan.

Apabila sertifikat telah kedaluwarsa, dicabut, tidak dipercaya oleh aplikasi, atau statusnya tidak dapat diperiksa, proses validasi dapat menampilkan peringatan.

Kondisi tersebut tidak selalu berarti dokumen palsu. Pengguna perlu memeriksa status sertifikat, waktu penandatanganan, dan informasi lain yang tersedia untuk mengetahui penyebabnya.

Aplikasi tidak mendukung validasi secara optimal

Penyebab berikutnya adalah keterbatasan perangkat lunak yang digunakan untuk membuka dokumen.

Aplikasi tertentu mungkin dapat menampilkan dokumen beserta gambar tanda tangan, tetapi tidak menyediakan kemampuan untuk memeriksa sertifikat digital secara lengkap.

Untuk menghindari kesalahan interpretasi, pengguna sebaiknya membuka berkas asli menggunakan aplikasi yang mendukung validasi tanda tangan digital sesuai format dokumennya.

2. Cara Mengatasi Tanda Tangan di Word yang Tidak Terverifikasi

Jika menemukan peringatan mengenai tanda tangan, jangan langsung menganggap dokumen tersebut palsu. Lakukan pemeriksaan secara bertahap untuk mengetahui sumber masalahnya.

Berikut langkah-langkah yang dapat dicoba.

Periksa jenis tanda tangan yang digunakan

Pertama, pastikan apakah tanda tangan di dalam dokumen hanya berupa gambar atau dibuat menggunakan fitur tanda tangan digital berbasis sertifikat.

Jika tanda tangan hanya berupa gambar, tidak adanya verifikasi kriptografis merupakan kondisi yang wajar. Pengguna tidak dapat mengaktifkan verifikasi identitas dan integritas hanya dengan mengubah pengaturan gambar di Word.

Sebaliknya, jika dokumen menggunakan tanda tangan digital, lanjutkan pemeriksaan terhadap sertifikat dan status validasinya.

Buka dokumen asli

Pastikan berkas yang diperiksa merupakan dokumen asli, bukan tangkapan layar, hasil cetak yang dipindai ulang, atau salinan yang telah dikonversi ke format lain.

Tangkapan layar hanya memperlihatkan tampilan tanda tangan. Informasi sertifikat dan data kriptografis yang diperlukan untuk melakukan verifikasi tidak dapat dipastikan hanya dari gambar tersebut.

Jika dokumen diterima melalui email atau aplikasi percakapan, mintalah pengirim memberikan berkas digital aslinya apabila diperlukan.

Periksa status tanda tangan digital

Untuk dokumen yang menggunakan tanda tangan digital berbasis sertifikat, periksa informasi validasi melalui aplikasi yang mendukung formatnya.

Perhatikan identitas penanda tangan, penerbit sertifikat, masa berlaku sertifikat, status pencabutan jika dapat diperiksa, serta informasi mengenai perubahan dokumen.

Jika aplikasi menampilkan peringatan, baca keterangannya terlebih dahulu. Masalah sertifikat yang tidak dapat dipercaya berbeda dari kondisi ketika integritas dokumen benar-benar dinyatakan gagal.

Hindari mengedit dokumen yang sudah ditandatangani

Jika dokumen telah ditandatangani secara digital, hindari melakukan penyuntingan sembarangan setelah proses penandatanganan.

Perubahan isi dokumen dapat memengaruhi hasil validasi, bergantung pada format dan mekanisme tanda tangan yang digunakan.

Jika terdapat kesalahan dalam isi dokumen, pilihan yang lebih aman adalah memperbaiki dokumen sumber, kemudian melakukan proses penandatanganan kembali sesuai prosedur yang berlaku.

Apabila dokumen hanya berisi gambar tanda tangan, perlu diingat bahwa langkah-langkah tersebut tidak akan mengubah gambar menjadi tanda tangan digital yang dapat diverifikasi secara kriptografis.

Baca juga : Mengenal Post-Quantum Cryptography, Teknologi Keamanan Data di Era Komputer Kuantum

3. Mengenal Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi melalui PSrE

Untuk kebutuhan yang memerlukan pemeriksaan identitas dan integritas dokumen, tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat menjadi alternatif.

Di Indonesia, Penyelenggara Sertifikasi Elektronik atau PSrE menyediakan layanan sertifikasi elektronik, termasuk penerbitan sertifikat elektronik dan layanan pendukung tanda tangan elektronik.

Penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia antara lain diatur dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) beserta perubahannya serta Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

Secara umum, tanda tangan elektronik digunakan untuk mendukung autentikasi identitas penanda tangan serta pemeriksaan keutuhan dan keautentikan informasi elektronik. Tanda tangan elektronik tersertifikasi menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh PSrE Indonesia dan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi sesuai ketentuan yang berlaku.

Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh dari penggunaan metode ini.

Pertama, mendukung verifikasi identitas. Sertifikat elektronik membantu menghubungkan identitas penanda tangan dengan mekanisme kriptografi yang digunakan dalam proses penandatanganan.

Kedua, membantu memeriksa integritas dokumen. Mekanisme tanda tangan digital memungkinkan sistem mendeteksi perubahan yang memengaruhi data yang ditandatangani.

Ketiga, mendukung penandatanganan jarak jauh. Pengguna dapat menandatangani dokumen tanpa harus bertemu secara langsung, selama proses tersebut sesuai dengan persyaratan layanan.

Keempat, meningkatkan efisiensi administrasi. Perusahaan dapat mengurangi kebutuhan mencetak, mengirim, dan memindai dokumen dalam proses persetujuan.

Meski demikian, tanda tangan elektronik tersertifikasi bukan berarti setiap dokumen otomatis sah untuk semua keperluan. Keabsahan dan kekuatan hukumnya tetap bergantung pada persyaratan peraturan yang berlaku, identitas serta kewenangan penanda tangan, dan konteks dokumen yang ditandatangani.

4. Perbedaan Gambar Tanda Tangan di Word dan TTE Tersertifikasi

Agar tidak salah memilih metode, pengguna perlu memahami perbedaan antara gambar tanda tangan biasa dan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Aspek	Gambar tanda tangan di Word	TTE tersertifikasi melalui PSrE
Cara penggunaan	Menyisipkan gambar ke dokumen	Menggunakan layanan dan mekanisme berbasis sertifikat
Verifikasi identitas	Tidak tersedia melalui gambar saja	Mendukung verifikasi melalui sertifikat elektronik
Pemeriksaan integritas	Tidak dapat dilakukan melalui gambar itu sendiri	Mendukung pemeriksaan perubahan pada data yang ditandatangani
Kemudahan penggunaan	Relatif sederhana	Mengikuti prosedur layanan
Pengelolaan dokumen	Bergantung pada cara pengguna menyimpan dan membagikan berkas	Dapat dilengkapi fitur pengelolaan dan pencatatan aktivitas
Kebutuhan administrasi	Cocok jika prosedur menerima tanda tangan berbentuk gambar	Cocok untuk kebutuhan yang memerlukan verifikasi terstruktur

Perbandingan tersebut perlu dibaca secara proporsional. Tidak semua tanda tangan di Word hanya berupa gambar. Microsoft Word juga mendukung tanda tangan digital berbasis sertifikat dalam skenario tertentu.

Dengan demikian, perbedaan utamanya bukan sekadar aplikasi yang digunakan, melainkan metode penandatanganan, sertifikat yang mendasarinya, dan kemampuan sistem untuk melakukan validasi.

5. Kapan Sebaiknya Beralih ke TTE Tersertifikasi?

Tanda tangan elektronik tersertifikasi layak dipertimbangkan ketika dokumen membutuhkan verifikasi identitas yang lebih terstruktur, pemeriksaan integritas, atau pengelolaan proses persetujuan.

Contohnya adalah penandatanganan kontrak bisnis, surat keputusan perusahaan, dokumen sumber daya manusia, serta perjanjian yang melibatkan banyak pihak.

Metode ini juga dapat membantu organisasi yang harus menangani dokumen dalam jumlah besar. Proses manual yang mengharuskan pegawai membuka, menandatangani, dan menyimpan berkas satu per satu berpotensi menghabiskan banyak waktu.

Selain itu, perusahaan yang memiliki struktur persetujuan bertingkat mungkin membutuhkan sistem untuk mengatur urutan penandatanganan, membatasi akses pengguna, dan mencatat aktivitas dokumen.

Salah satu layanan yang dapat dipertimbangkan adalah Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek, yang dipasarkan sebagai layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk kebutuhan personal maupun perusahaan.

ViTEK menawarkan sejumlah fitur untuk mendukung proses penandatanganan dan pengelolaan dokumen digital.

Bulk signing untuk banyak dokumen

Fitur bulk signing memungkinkan pengguna menandatangani banyak dokumen sekaligus melalui proses yang didukung layanan. Fitur ini dapat membantu menghemat waktu, terutama ketika perusahaan harus memproses dokumen administratif dalam jumlah besar.

Alur persetujuan bertingkat

Fitur multi-step dan hierarki persetujuan dapat membantu organisasi mengatur alur dokumen berdasarkan struktur internal, misalnya dari staf, manajer, hingga direktur.

Dengan alur yang lebih terstruktur, perusahaan dapat mengurangi risiko dokumen melewati tahapan persetujuan yang seharusnya dilakukan.

Audit trail dan jejak aktivitas

Audit trail membantu mencatat aktivitas dokumen, seperti waktu dan informasi proses lain yang tersedia dalam sistem.

Catatan ini dapat mendukung penelusuran aktivitas ketika perusahaan perlu memeriksa perjalanan dokumen selama proses administrasi. Namun, cakupan informasi yang dicatat perlu diperiksa berdasarkan fitur dan konfigurasi layanan.

Pengaturan pengguna dan integrasi sistem

Fitur multi-user dan pengaturan hak akses dapat membantu perusahaan mengelola siapa saja yang berhak mengakses atau memproses dokumen.

ViTEK juga menawarkan integrasi API untuk mendukung kebutuhan koneksi dengan sistem internal, seperti ERP, CRM, dan HRIS, sesuai kemampuan integrasi yang tersedia.

Bagi organisasi yang membutuhkan kontrol lebih besar atas infrastruktur, opsi instalasi on-premise juga dapat dipertimbangkan berdasarkan ketentuan teknis layanan.

Selain itu, informasi produk ViTEK menyebutkan penggunaan Post-Quantum Cryptography (PQC), yaitu pendekatan kriptografi yang dirancang untuk menghadapi ancaman dari perkembangan komputasi kuantum. Detail algoritma, implementasi, dan cakupan perlindungannya tetap perlu diperiksa melalui dokumentasi resmi produk.

Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, pengguna dapat mengunjungi situs resmi Virtual Teken (ViTEK), menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, atau mengirimkan email ke [email protected].

Kesimpulan

Tanda tangan di Word yang tidak terverifikasi belum tentu menunjukkan adanya pemalsuan atau manipulasi dokumen. Masalahnya bisa berasal dari penggunaan gambar tanda tangan biasa, perubahan dokumen setelah penandatanganan, sertifikat elektronik yang bermasalah, atau keterbatasan aplikasi dalam melakukan validasi.

Karena itu, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memeriksa jenis tanda tangan dan memastikan bahwa berkas yang digunakan merupakan dokumen digital asli.

Jika kebutuhan hanya sebatas menampilkan tanda tangan pada dokumen sederhana, gambar tanda tangan mungkin cukup sesuai dengan prosedur yang berlaku. Namun, untuk kontrak, dokumen perusahaan, dan proses administrasi yang membutuhkan verifikasi identitas serta integritas, tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui PSrE dapat menjadi pilihan yang lebih tepat.

Pemilihan metode sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan keamanan, persyaratan hukum, dan alur kerja organisasi. Dengan memahami perbedaannya sejak awal, pengguna dapat mengelola dokumen digital secara lebih efisien tanpa mengabaikan aspek keaslian dan kepercayaan.

FAQ Seputar Tanda Tangan di Word yang Tidak Terverifikasi

1. Mengapa tanda tangan di Word tidak bisa diverifikasi?

Jika tanda tangan hanya berupa gambar, tidak tersedia mekanisme verifikasi kriptografis melalui gambar tersebut. Jika menggunakan tanda tangan digital, masalahnya bisa berkaitan dengan sertifikat, perubahan dokumen, atau aplikasi yang digunakan.

2. Apakah tanda tangan berbentuk gambar di Word sah secara hukum?

Keabsahannya bergantung pada ketentuan hukum yang berlaku, konteks dokumen, serta bukti yang mendukung proses penandatanganan. Gambar tanda tangan tidak otomatis memenuhi semua persyaratan hukum.

3. Apakah tanda tangan digital di Word bisa diverifikasi?

Bisa, apabila tanda tangan dibuat menggunakan mekanisme tanda tangan digital berbasis sertifikat yang sesuai dan dapat divalidasi oleh aplikasi. Kemampuan tersebut berbeda dari sekadar menyisipkan gambar tanda tangan.

4. Apa alternatif tanda tangan di Word yang lebih aman?

Tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui PSrE dapat dipertimbangkan untuk kebutuhan yang memerlukan dukungan verifikasi identitas dan pemeriksaan integritas dokumen.

5. Apa layanan tanda tangan digital untuk perusahaan?

Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek merupakan salah satu layanan yang menawarkan penandatanganan digital untuk kebutuhan personal maupun perusahaan, termasuk fitur bulk signing, alur persetujuan bertingkat, dan audit trail. Pengguna sebaiknya memeriksa fitur serta ketentuan layanan terbaru sebelum menentukan pilihan.